El pasado 1 de enero entró en vigor la Norma Oficial Mexicana 037, que regula el home office y tiene como objetivo garantizar las condiciones óptimas de seguridad y salud, asegurar que estos colaboradores tienen todos los elementos necesarios para el teletrabajo y equiparar su condiciones de trabajo con las de los empleados de oficina. Así, las organizaciones afectadas por esta norma son las que ofrecen a sus colaboradores un 40 por ciento o más de su jornada laboral en un lugar distinto al centro de trabajo oficial y que además utilizan las tecnologías de la información para su labor diaria.
Entre las obligaciones de los empleadores, tendrán que tener un listado con todos los datos de sus colaboradores a los que afecta esta norma y el lugar desde el que trabajan para justificar el cumplimiento de la norma. También deberán redactar una normativa interna de teletrabajo, llevar un registro de marcajes y descansos, asegurarse de que tienen el equipamiento óptimo para el desempeño de su labor, y proporcionar herramientas que eviten el aislamiento y garanticen una comunicación fluida.
Cumplir con todos los requisitos que recoge la NOM 037 es más sencillo a través de herramientas digitales especializadas en la gestión de recursos humanos como la solución que ofrece Sesame HR. Las funcionalidades y automatizaciones con las que cuenta el software facilita el trabajo tanto a los patrones como a los empleados:
La base de datos de empleados permite realizar esa lista de forma automática, solamente seleccionando los campos que nos interesa plasmar. Además puedes descargar estos datos siempre actualizados en tiempo real.
El sistema de control de asistencia permite la delimitación de las jornadas de trabajo y los descansos. Los marcajes se quedan registrados de forma virtual y se pueden descargar como informe para justificar el cumplimiento de la norma. Además, el sistema de “ausencia por teletrabajo” permite a los colaboradores solicitar este tipo de permisos y a los empleadores gestionarlos, así como llevar una cuenta objetiva del porcentaje de teletrabajo con respecto a la jornada laboral de los empleados.
El gestor documental permite a la organización compartir la política de teletrabajo, enviar circulares, listados de verificación y nóminas a cualquier empleado. De la misma manera, el colaborador puede adjuntar imágenes del lugar de trabajo para asegurarse que cumple con la norma, informar sobre los costos derivados del teletrabajo o firmar circulares.
El sistema de comunicación interna mantiene a los empleados conectados y evita su aislamiento del funcionamiento de la empresa, además de garantizar una comunicación fluida que es muy importante para la salud emocional de los trabajadores. A este respecto, también son importantes las evaluaciones y las encuestas de satisfacción que permite cumplimentar esta herramienta.
Regular el teletrabajo es todo un reto para las organizaciones y los empleados, pero este tipo de software permiten gestionarlo todo de forma más ágil y cómoda, evitando errores y pérdidas de información.